<創業・スタートアップ経営基礎講座>第14回「創業時に使えるデジタルツール」

1. 導入：創業者が抱えがちな「非効率」の壁

創業期の相談を受けていると、こんな声をよく聞きます。
「売上は伸びているけれど、どこに時間を使っているのか分からない」
「見積書や請求書を作るのに時間がかかって、本業が後回しになってしまう」
「銀行残高はあるのに、今実際に使えるお金がいくらなのか見えない」

どれも、創業者なら一度はぶつかる“あるある”の課題です。
実はこの背景には共通する原因があります。それは――デジタル化の遅れです。

ツール導入というと、「ITが得意な人の話」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、実際にはデジタル化はあなたの時間・情報・お金を守るための経営戦略です。
効率化のためではなく、「経営を見える化し、判断を速くするため」に欠かせない仕組みなのです。

私は、行政書士・中小企業診断士・ITコーディネータとして、
経営・法務・ITの三方向から創業者を支援しています。
その経験から言えるのは、創業期こそ“仕組みを整える”ことが、その後の安定経営を左右するということ。
今回は、経営を支えるデジタルツールの導入について、実践的な視点でお話しします。

本記事は 『やりたい！をカタチにする 創業・スタートアップ経営基礎講座』の第14回です。

2. どこからデジタル化を始めるべきか（優先順位）

創業直後の時期は、時間も資金も限られています。
それなのに「営業」「経理」「契約」「広報」と、やることは一気に増えます。
一気にすべてをデジタル化しようとすると、かえって混乱してしまうことも。
だからこそ、重要度と効果の高い順番で導入するのがポイントです。

・まず最優先は「経理・資金管理」。
お金の流れが見えないと、黒字なのに資金ショートする危険もあります。
・次に「営業・顧客管理」。
売上の柱を作るために、顧客対応を仕組み化することが大切です。
・そして最後に「情報共有・文書管理」。
この領域は、事業が拡大してから一気に効いてくる分野です。
この3ステップを順番に整えると、経営がぐっと安定していきます。

3. 【実務別】創業期のデジタルツール活用事例とポイント

3-1. 経理・資金管理の見える化（クラウド会計）

課題: 紙の帳簿やエクセル管理では、記帳ミスや資金繰りの遅れが起きやすい。

事例ストーリー:
個人事業としてカフェを始めたAさん。開業当初は「経理はとりあえずエクセルで」と考えていました。
ところが1か月も経つと、領収書の整理だけで半日が潰れる日も。
さらに、支払い予定をメモで管理していたため、家賃の引き落としと仕入れのタイミングが重なり、残高がギリギリになることもしばしばでした。

解決策:
そこで導入したのが、freee会計。銀行口座とクレジットカードを連携し、すべて自動で記帳されるようにしました。
売上もスマホで入力できるため、経理にかける時間は週30分程度に。
「今使えるお金」がリアルタイムで見えるようになり、資金繰りの不安が減少しました。

その他ツール:

• マネーフォワードクラウド会計：中小企業向けに機能が豊富で、決算書作成もスムーズ。
• 弥生オンライン：会計初心者でも使いやすいUIで、確定申告に強い。
• 円簿会計：完全無料・クラウド型の会計ソフト。コストを抑えたい人におすすめ。
• Excel＋Googleフォーム連携：仕訳テンプレートを自作して簡易的に管理する方法も可能。

中小企業診断士の視点:
数字を早く把握できる人ほど、判断を早く下せます。
資金繰りの可視化は、経営の“体温計”のような存在です。

3-2. 営業・顧客管理の効率化（SFA/CRM）

課題: 顧客情報が頭の中にしかなく、対応漏れやフォロー不足が起きる。

事例ストーリー:
リフォーム会社を立ち上げたBさんは、名刺を束ねたファイルが顧客リスト代わり。
「このお客様、見積りを出したのはいつだったっけ？」と確認するたびに紙をめくる日々でした。
結果、フォローが遅れて他社に依頼が流れてしまうことも。

解決策:
そこで導入したのが、kintone（サイボウズ）。
顧客情報・見積履歴・進行状況をアプリ化してクラウドで一元管理。
「見積提出後1週間でフォロー通知を出す」など、簡単な設定で営業フローを自動化しました。
社内でもスマホから進捗を確認できるようになり、チーム全体で“誰がどこまで対応したか”が共有可能に。
結果、フォロー漏れがなくなり、リピート受注が大幅に増えました。

その他ツール:

• Zoho CRM：中小企業でも使いやすい無料枠あり。
• GENIEE SFA/CRM：日本語サポートが充実。
• eセールスマネージャーRemix Cloud：業種別テンプレートが豊富。
• Airtable：案件管理を視覚的に行える海外製ツール。
• Googleスプレッドシート＋Gmail連携：低コストで始めたい人向け。

専門家の視点:
顧客管理を「人」ではなく「仕組み」で回すことで、営業の属人化が防げます。
特にkintoneは“現場が自分でカスタマイズできる”点が強み。
創業初期の「現場に合わせた管理」に柔軟に対応できるのが魅力です。

3-3. 文書作成・契約業務の効率化（クラウド書類・電子契約）

課題: 契約書・請求書の作成、印刷、郵送で時間とコストがかかる。

事例ストーリー:
デザイン事務所を立ち上げたCさん。
取引先との契約はWordと印鑑で行っていましたが、郵送や返送待ちで1件の契約に1週間かかることも。
しかも、契約書をどのフォルダに保存したか分からなくなり、再発行に手間取る場面もありました。

解決策:
クラウドサインを導入し、契約書をオンラインで作成・送付・署名。
お客様もスマホで署名でき、最短1日で契約が完了。
請求書もMisocaで自動発行し、PDFで送信。
郵送コストと手間を削減し、業務スピードが格段に上がりました。

その他ツール:

• GMOサイン：国内企業利用が多く、印紙税削減・電子署名に対応。
• DocuSign：海外取引にも対応。英語契約書を扱う場合に有効。
• Adobe Acrobat Sign：PDF編集＋電子署名が一体化。書式統一にも便利。
• MakeLeaps：見積書・請求書・納品書をワンクリックで発行。
• BtoBプラットフォーム請求書：取引量が多い事業者に最適。

行政書士の視点:
電子契約は法的にも有効で、むしろ紙より安全。
改ざん防止や証跡保全の点で、リスク管理にも大きな効果があります。

3-4. 社内情報・タスク共有の見える化（プロジェクト管理／ストレージ）

課題: ファイルの所在が不明確で、タスクの優先順位も曖昧。

事例ストーリー:
少人数でリフォーム業を営むD社では、見積書・施工写真・請求書がバラバラのフォルダに保存されていました。
従業員が出先で「最新の見積書がどれか分からない」と混乱し、誤った金額を提示してしまうことも。

解決策:
Googleドライブで案件ごとのフォルダを共有し、
Trelloで作業の進捗を「見積→施工→請求→完了」で可視化。
結果、誰がどの案件を担当しているかが一目で分かるようになり、社内のミスが激減しました。

その他ツール:

• Dropbox：自動バックアップ・バージョン履歴が充実。復元も容易。
• OneDrive（Microsoft 365）：WordやExcelとの親和性が高く、事務作業が多い人に最適。
• Notion／ClickUp：情報共有・タスク・進捗を一体で管理できる。
• Asana：プロジェクト単位のスケジュール管理に強く、外注先とも連携しやすい。
• Backlog：日本語UIでITリテラシーが高くなくても導入しやすい。

補足:
個人事業でも、早い段階から“見えるチーム運営”を意識しておくと、
スタッフを雇ったときにスムーズに業務を引き継げます。

4. ツール選定・導入の3原則と失敗しないコツ

ツール選びで失敗する人の多くは、「便利そう」「評判がいい」といった理由で選んでしまうケースです。
そこで押さえておきたいのが、次の3原則です。

1. 課題解決を最優先にする
   　「機能が多い＝良いツール」ではありません。
   　まず、「今困っていることは何か」を明確にすることから始めましょう。
   　例えば、「請求書を作るのが面倒」なら請求書管理ツール、「入出金の把握」が課題なら会計ツールです。
2. スモールスタートで試す
   　最初から完璧を目指す必要はありません。
   　無料プランやお試し期間を利用して、“自分の作業リズムに合うか”を確認しましょう。
   　1週間続けて開かないツールは、たぶん定着しません。
3. 連携・拡張性を確認する
   　将来的に他のツールと連携できるかも重要です。
   　会計・請求・CRMなどをつなげると、データが一気に流れ、手入力が減ります。
   　小さく始めて、徐々に全体をつなげていくイメージを持ちましょう。

よくある失敗例:
「多機能ツールを導入したが、難しすぎて使いこなせず放置してしまう」
→ “毎日開けるツールを一つだけ選ぶ”が成功のコツです。

5. ＋αで差がつく！創業者を支えるデジタル活用術

上記で紹介した主要業務以外にも、「導入したら劇的にラクになる」ツールがあります。
ここでは、実務の周辺領域を支えるサポート系ツールを紹介します。

5-1. 情報収集・インプット系

• Googleアラート／Feedly：指定したキーワードで業界ニュースを自動収集。競合動向を毎朝チェックできます。
• Notion／Evernote：学びやメモ、資料をまとめて管理。自分専用の“知識データベース”を作れます。

5-2. スケジュール・コミュニケーション系

• Googleカレンダー／Calendly：日程調整を自動化。相手に空き時間を選んでもらうだけで面談が確定します。
• Chatwork／Slack／LINE WORKS：メールよりもスピーディに情報共有。外注先や顧客との連絡履歴も残せます。

5-3. デザイン・広報系

• Canva：テンプレートを使って、チラシやSNS画像をドラッグ操作で作成。デザイン会社に頼まなくても自作できます。
• ペライチ／Googleサイト：ホームページをノーコードで作成可能。写真と文章を入れるだけで公開できます。
• Google広告／Meta広告マネージャ：小規模予算から始められる広告配信。地域・年齢・興味でターゲットを絞り、集客効率を高めます。

5-4. セキュリティ・バックアップ系

• 1Password／Googleパスワードマネージャ：ログイン情報を暗号化して管理。複数端末でも安全に同期できます。
• Googleドライブ自動バックアップ：ファイルを自動保存し、PC故障や紛失時も安心です。

ポイント:
これらは“なくても困らないが、あれば圧倒的にラクになる”ツール群です。
一度に導入せず、必要に応じて少しずつ取り入れていきましょう。

第6章　小規模オフィスでも使えるAIツール活用ガイド

AI（人工知能）は「まだ先の話」と思われがちですが、今では無料でも実務に使えるレベルになっています。
創業者や少人数オフィスでも、使い方次第で月10〜20時間の業務削減が十分に可能です。

ここでは、導入コストが低く、専門知識なしで使えるAIツールを用途別に紹介します。

6-1. テキスト・資料作成系AI

おすすめ：代表・広報担当・コンサル職の方に

• ChatGPT
  　提案書、ブログ、社内文書、商品説明文の下書きをAIが作成。
  　「補助金の概要を要約して」「サービス紹介をわかりやすく書いて」など、自然な日本語で依頼できます。
• Claude
  　長文処理が得意なAI。契約書や報告書など“長い文書を理解させたいとき”に最適。
  　アップロードした文書をもとに「重要ポイントを抜き出して」といった要約も可能です。
• Gemini
  　Google連携が強み。検索結果やドライブ内データを引用しながら回答できます。
  　資料作成や市場調査を“AI＋検索”の形で効率化できます。
• Microsoft Copilot
  　Word、Excel、Outlookに統合されたAI。
  　メールの返信提案や、Excelデータのグラフ化まで自動化。Microsoft 365ユーザーにおすすめ。

6-2. 画像・デザイン生成AI

おすすめ：広報・SNS運用担当・デザイナーに

• Canva Magic Studio
  　「Instagram投稿を作って」「名刺デザインを提案して」など、文章指示だけでデザインを自動生成。
  　テンプレートを選ぶだけで、印象的なビジュアルが作れます。
• Adobe Firefly
  　画像の背景削除・合成・色補正をAIが処理。
  　チラシや広告の仕上げに使えば、デザイン外注コストを抑えられます。
• Microsoft Designer
  　SNSバナーやポスターなどを自動生成。
  　Canvaよりも“テンプレート少なめ・AI提案多め”で、短時間で仕上げたいときに向いています。

6-3. 情報整理・分析系AI

おすすめ：経営者・バックオフィス担当に

• Perplexity AI
  　検索＋AI要約のハイブリッドツール。
  　「補助金 2025」などを入力すると、複数サイトを比較して要約を提示します。
  　調べものに費やす時間を大幅に削減できます。
• NotebookLM
  　自分の資料を学習させて“専属AIアシスタント”を作れるツール。
  　PDFや議事録、過去の事業計画書を読み込ませておくと、
  　「この資料の要点をまとめて」「去年の補助金計画と今年の違いを整理して」と質問できます。
  　情報の整理・比較・要約に強く、士業・経営者に特におすすめです。
• ChatGPT＋Googleスプレッドシート連携
  　売上データをAIが分析し、「前月比で利益率が下がった要因」などを自動でコメント。
  　経営分析を“数字から言葉に変換”してくれます。

6-4. 音声・議事録・翻訳系AI

おすすめ：商談・会議・外部連携が多い方に

• Notta
  　会議やZoom音声をリアルタイムで文字起こしし、要約まで自動生成。
  　商談メモ作成の手間がほぼゼロになります。
• Fireflies.ai
  　英語会議の自動議事録作成ツール。海外取引やオンラインミーティングで重宝します。
• DeepL翻訳
  　高精度なAI翻訳。メール・契約文・資料などを自然な日本語に翻訳してくれます。
• Whisper（OpenAI）
  　録音音声をテキスト化する多言語対応AI。
  　日本語認識の精度も高く、出先でのメモ代わりにも活用できます。

6-5. AI導入ストーリー：コーヒー輸入販売の個人事業主が見つけた「時間の余白」

茨城県でコーヒー豆の輸入・販売を行う個人事業主のAさん。
海外サプライヤーとのやり取りが日常的で、英語メールや契約書に追われる毎日でした。
事業が成長するにつれ、「作業量に追いつかない」「本来やるべき市場分析が後回し」という課題が浮き彫りになります。

AさんがAIを導入したきっかけは、“人手を増やすより、仕組みで軽くする”という発想でした。

ステップ①：翻訳と契約チェックをAIに任せる

Aさんはまず、英文契約書の確認にとChatGPTを活用しました。
ChatGPTに「この契約書を翻訳して注意すべき点を3つ挙げて」と質問。
AIが専門用語をかみ砕いて説明してくれるため、
弁護士への相談前に全体像をつかめるようになりました。
結果、確認作業にかかる時間は半日から30分へ短縮。

ステップ②：市場調査をAIで時短化

次に取り入れたのはPerplexity AIとNotebookLM。
Perplexityで「日本のスペシャルティコーヒー市場の動向」を調べ、
NotebookLMにまとめ資料を読み込ませて「市場トレンドを要約して」と指示。
AIがトレンドや競合の特徴を数分で整理してくれるようになり、
1日かかっていた調査が1時間以内で完了するようになりました。

ステップ③：商談の議事録とタスク整理を自動化

オンライン商談にはNottaを導入。
Zoomの音声をAIが自動で文字起こしし、要約まで作成。
その要約をNotionにコピーし、タスクを紐づけて管理。
「誰に・いつ・何を送るか」が整理され、対応漏れがゼロに。
Aさんは「終わった後に“議事録を作らなきゃ”と焦ることがなくなった」と語ります。

ステップ④：プロモーション素材をAIでスピード作成

新しいコーヒー豆の入荷時には、Canva Magic Studioを活用。
「コロンビア産の新豆を紹介するInstagram投稿を作成して」と入力するだけで、
おしゃれなレイアウトとキャッチコピーが自動生成されます。
さらに、Microsoft Designerで広告用のバナーも数分で作成。
これまで数時間かかっていたデザイン業務が、15分で完了しました。

導入後の変化

AI導入から3か月後、Aさんの業務時間は週あたり約10時間短縮。
その分、焙煎の試作や新しい豆のテイスティング、顧客への試飲イベント企画に時間を充てられるようになりました。

「AIに“得意なこと”を任せたら、コーヒーに向き合う時間が戻ってきた気がします。」

Aさんの言葉は、デジタル化の本質をよく表しています。
AIは“人の代わり”ではなく、“時間を取り戻すための道具”なのです。

また、こうした一連の業務について、専門人材を雇うのは大変です。これらのツールは月数千円で利用が出来、人材探しやコスト面でも大きく経営に寄与します。

6-6. 導入と活用のコツ

AIを取り入れるときに意識すべきは、「AIに何を任せるか」をはっきりさせることです。

1. 文章・デザインなど“クリエイティブ系”はAIに任せる。
   　→ 人間は方向性とチェックに集中。
2. 検索・調査・分析など“情報整理系”はAIに下ごしらえさせる。
   　→ 人間は判断と戦略に時間を使う。
3. 人との関係構築・信頼・営業判断は人が担う。
   　→ AIは支援ツールであって、代替ではない。

AIを“仕事を奪う存在”ではなく、時間を生み出すスタッフとして使う。
それが、小規模オフィスにとっての最も現実的で効果的な活用法です。

7. 行動の提案：まずは一歩、小さく始めよう

デジタル化は一気に進めるものではありません。
今日できる“小さな一歩”から始めてみましょう。

• ① 手間のかかる作業を一つ書き出す
  　たとえば「請求書の発行」「入金確認」「日程調整」など、毎回時間を奪われている作業を明確にします。
• ② その作業を自動化できるツールを探す
  　Google検索で「請求書 自動化 無料」などと調べてみましょう。意外なほど多くの選択肢があります。
• ③ 1週間だけ試してみる
  　「思ったより簡単だった」と感じられればOK。最初は“完璧”より“継続”を意識してください。
• ④ 効果を数値化してみる
  　「1時間短縮できた」「経理にかかる時間が半分になった」など、成果を可視化することで、次の導入のモチベーションが高まります。

デジタルツールは、あなたの代わりに働く“見えないスタッフ”です。
焦らず、ひとつずつ自分のペースで馴染ませていきましょう。

8. まとめ

デジタル化は単なる効率化ではありません。
「経営を見える化し、判断を速くする」ための基盤づくりです。
ツールを“使いこなす”ことよりも、“本業に集中できる環境を整える”ことが目的です。

私は、行政書士・中小企業診断士・ITコーディネータとして、
「仕組み」「数字」「テクノロジー」の三方向から中小企業の経営を支援しています。
創業時のデジタル化は、その後の経営を10倍ラクにする“投資”です。

当事業所ではツール導入だけでなく、事業計画や資金調達を見据えたデジタル化支援も行っています。
「自分の事業に合う仕組みを整えたい」「導入後の活用方法も相談したい」――そんな方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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