初めて補助金を申請する中小企業が知っておきたい「補助金適正化法」の基本

補助金の申請を検討している中小企業・個人事業主の方にとって、まず気になるのは「採択されるかどうか」だと思います。

補助金には審査があります。そのため、事業の内容や必要性を分かりやすく伝える事業計画づくりは、とても重要です。

しかし、補助金で本当に注意したいのは、採択された後です。

補助金は、採択されたら自由に使えるお金ではありません。
申請した事業内容に沿って使い、必要な証拠書類を残し、期限までに実績報告を行い、審査を受けたうえで、最終的な補助金額が確定します。

つまり、補助金は「もらって終わり」のお金ではなく、ルールに従って事業を行った場合に交付されるお金です。

この補助金の基本ルールを定めているのが、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律です。一般には、補助金等適正化法と呼ばれます。

この記事は、補助金適正化法の条文を細かく解説するものではありません。
初めて補助金を申請する事業者の方が、申請前・採択後・実績報告でつまずきやすいポイントを整理するための記事です。

「法律の話」と聞くと、少し身構えてしまうかもしれません。しかし、実務上は難しく考えすぎる必要はありません。

大切なのは、補助金を安全に活用するために、申請前から採択後までの流れを理解しておくことです。

補助金は「もらえるお金」ではなく「ルールに従って使うお金」です

補助金という言葉には、どうしても「国や自治体からもらえるお金」というイメージがあります。

もちろん、返済不要の資金として活用できる点は、補助金の大きな魅力です。

設備投資、販路開拓、広告宣伝、システム導入、新事業展開など、中小企業の前向きな取り組みを後押ししてくれる制度であることは間違いありません。

一方で、補助金は税金などを原資とする公的な資金です。

そのため、事業者が自由に使える資金ではなく、補助金ごとに定められた目的や条件に沿って使う必要があります。

たとえば、次のような点には注意が必要です。

補助金は、事業者にとって非常にありがたい制度です。
ただし、扱いを間違えると、補助金が受け取れなかったり、すでに受け取った補助金の返還を求められたりすることがあります。

補助金は、いわば「応援してくれるけれど、ルールには厳しい資金」です。

事業の挑戦を後押ししてくれる心強い制度だからこそ、最初に基本的なルールを確認しておくことが大切です。

補助金適正化法とは何か

補助金適正化法の正式名称は、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律です。

この法律は、補助金の申請、交付決定、補助事業の実施、実績報告、補助金額の確定、返還、罰則など、国の補助金に関する基本的なルールを定めています。

法律の目的としても、補助金の不正な申請や不正な使用を防ぎ、補助金に関する予算の執行や交付決定を適正に行うことが掲げられています。

補助金適正化法は、個々の補助金の公募要領や交付規程の土台になる法律です。

たとえば、小規模事業者持続化補助金、ものづくり補助金、省力化投資補助金、事業再構築補助金など、国費が関係する補助金では、それぞれの制度ごとに公募要領や交付規程が定められています。

事業者が実際に確認すべきなのは、まず各補助金の公募要領や交付規程です。
ただ、その背後には補助金適正化法の考え方があります。

そのため、初めて補助金を申請する場合は、細かい条文をすべて覚える必要はありませんが、次の考え方は押さえておくと安心です。

この基本を知っているだけでも、補助金申請の進め方はかなり変わります。

補助金申請の段階で注意すべきこと

補助金申請では、事業計画書や経費計画を作成します。

ここで大切なのは、採択されるために良く見せることだけを考えないということです。

もちろん、事業の魅力や必要性を分かりやすく伝えることは重要です。
しかし、申請書に書いた内容は、採択後に実行すべき内容になります。

つまり、申請書は単なるアピール資料ではありません。
採択後の補助事業の「約束」に近いものです。

申請内容は、あとから実行する前提で書く

補助金適正化法では、補助金の交付申請をしようとする者は、補助事業の目的や内容、必要な経費などを記載した申請書を提出することとされています。

また、施行令では、申請書に記載する事項として、申請者の情報、補助事業の目的・内容、経費の配分、経費の使用方法、事業完了予定日、交付を受けようとする補助金額とその算出根拠などが定められています。

これは実務上、とても重要です。

たとえば、申請時に「新しい製造設備を導入して生産性を高める」と書いたにもかかわらず、採択後にまったく別の設備を購入した場合、補助対象として認められない可能性があります。

また、「広告宣伝に使う」として申請した経費を、実際には通常の運転資金や別事業の支出に使うこともできません。

申請内容は、後から実行する前提で、無理のない内容にする必要があります。

特に初めて補助金を申請する場合は、採択されることを意識するあまり、実行が難しい計画を書いてしまうことがあります。

しかし、補助金では「書いた内容を実際に行えるか」が大切です。

無理に大きく見せるよりも、自社が実行できる内容を、具体的に、分かりやすく整理することが重要です。

見積書・経費内容・スケジュールは慎重に確認しましょう

初めて補助金を申請する場合、特に注意したいのが経費計画です。

補助金は、何にでも使えるわけではありません。
補助金ごとに、補助対象となる経費と、補助対象外となる経費が定められています。

たとえば、次のような点は、申請前に確認しておきたいところです。

特に設備投資、内装工事、システム開発、広告制作などは、見積書の内容があいまいだと、後の実績報告で苦労することがあります。

「一式」とだけ書かれた見積書では、何にいくらかかっているのか分かりにくい場合があります。

補助金では、後から第三者が見ても内容が分かるように、できるだけ明細を整理しておくことが大切です。

また、スケジュールにも注意が必要です。

補助金には、補助事業を実施できる期間が決められています。
その期間内に、発注、契約、納品、支払い、実績報告の準備まで進める必要があります。

納期が長い設備や、制作期間が必要なホームページ・システムなどは、申請前の段階で現実的なスケジュールを確認しておきましょう。

交付決定後に守るべき基本ルール

補助金申請では、「採択」という言葉がよく使われます。

ただし、実務上は、採択されたからといって、すぐに自由に発注・契約・支払いをしてよいとは限りません。

多くの補助金では、採択後に交付申請や交付決定の手続きがあり、交付決定日以後に発注・契約・支払いをした経費が補助対象とされます。

この点を誤解すると、せっかく採択されたにもかかわらず、補助金が受け取れないということにもなりかねません。

交付決定前に契約・発注・支払いをしない

初めて補助金を申請する事業者が特に注意すべきなのが、交付決定前の発注・契約・支払いです。

「採択されたので、さっそく機械を注文しました」
「補助金が出ると思って、先に契約しました」
「納期が長いので、早めに支払いました」

このようなケースは、実務上かなり危険です。

補助金ごとにルールは異なりますが、多くの制度では、交付決定前に発注・契約・支払いをした経費は補助対象外となります。

そのため、採択通知を受け取った後も、必ず公募要領、交付規程、事務局からの案内を確認し、交付決定を受けてから事業を進めることが重要です。

採択は「候補に選ばれた」という段階、交付決定は「この内容で補助事業を進めてよい」という段階、とイメージすると分かりやすいです。

補助金では、数日の先行発注が原因で、せっかくの経費が補助対象外になってしまうことがあります。

発注や契約を急ぐ前に、交付決定の有無と制度上のルールを一度確認しましょう。

申請した目的と違う使い方はできません

補助金適正化法では、補助事業者は、法令や交付決定の内容・条件に従い、善良な管理者の注意をもって補助事業を行わなければならず、補助金を他の用途に使用してはならないとされています。

つまり、補助金は、申請した目的や内容に沿って使う必要があります。

たとえば、次のような使い方は問題になり得ます。

もちろん、事業を進める中で、やむを得ず変更が必要になることもあります。

その場合は、勝手に変更するのではなく、事前に事務局へ確認し、必要に応じて変更承認の手続きを行うことが大切です。

補助金は、事業者の挑戦を支援する制度です。
ただし、支援されるのは、あくまで申請し、認められた事業です。

「同じ会社の支出だからよいだろう」と考えず、補助対象事業との関係を確認しながら進めましょう。

事業内容を変更したい場合はどうするか

補助金の申請から事業完了までには、一定の期間があります。

その間に、見積額が変わる、設備の型番が変わる、納期が遅れる、取引先が変更になる、事業内容を一部変更したくなる、ということは珍しくありません。

問題は、変更そのものではありません。

問題になりやすいのは、変更を自己判断で進めてしまうことです。

勝手に変更せず、事前確認・変更承認が基本です

補助金適正化法では、補助金の交付決定をする際に、必要に応じて条件を付すことができるとされています。

具体的には、経費配分の変更、補助事業の内容変更、補助事業の中止・廃止、予定期間内に完了しない場合などについて、承認や報告を求めることが定められています。

実務上も、次のような場合には注意が必要です。

このような場合は、まず事務局に確認することが重要です。

補助金によっては、軽微な変更であれば変更承認までは不要とされる場合もあります。

しかし、何が軽微な変更にあたるかは、制度やケースによって異なります。

「このくらいなら大丈夫だろう」という自己判断は避けた方が安全です。

変更がありそうなときは早めに相談しましょう

補助金の変更手続きで大切なのは、早めに相談することです。

事業完了後や支払い後に相談しても、すでに手遅れになっている場合があります。

たとえば、設備の型番変更が必要になった場合、購入前に確認していれば対応できたものが、購入後では補助対象外と判断されてしまう可能性があります。

また、納期遅延が見込まれる場合も、早めに相談しておくことで、期間延長や対応方法を確認できる場合があります。

補助金の事務局に問い合わせる際は、電話だけでなく、メールなど記録が残る方法も活用すると安心です。

後から「いつ、どのような内容を確認したか」が分かるようにしておくと、実績報告時の説明もしやすくなります。

補助金では、困ったときの相談は早いほど有利です。
火が小さいうちなら水で済みますが、大きくなってからだと消火器案件になります。

実績報告とは何か

補助金では、事業を実施した後に、実績報告を行います。

実績報告とは、簡単に言えば、申請した内容どおりに事業を行い、補助対象経費を適正に支出したことを報告する手続きです。

多くの補助金は後払いです。

つまり、採択された時点で補助金が入金されるわけではありません。
事業を実施し、支払いを行い、実績報告をして、補助金額が確定した後に入金されます。

この流れを知らないと、資金繰りで困ることがあります。

「補助金が出るから大丈夫」と思っていたものの、実際には先に自己資金や融資で支払いを行う必要がある、というケースはよくあります。

補助事業が終わったら、成果と支出を報告します

補助金適正化法では、補助事業が完了したときは、補助事業の成果を記載した実績報告書に必要書類を添えて報告しなければならないとされています。

また、その報告を受けて、書類審査や必要に応じた現地調査などにより、交付すべき補助金額が確定されます。

実績報告では、一般的に次のような書類が必要になります。

必要書類は補助金ごとに異なります。

そのため、事業完了後に慌てて集めるのではなく、事業を始める前から「最後にどの書類が必要になるか」を確認しておくことが大切です。

証拠書類の不足は補助金を受け取れない原因になります

補助金でよくある失敗が、証拠書類の不足です。

事業自体はきちんと行っていても、証拠書類が不足していると、補助対象経費として認められないことがあります。

たとえば、次のようなケースです。

補助金では、「実際に使った」というだけでなく、適正に使ったことを証明できることが必要です。

そのため、補助事業を進める際は、書類の保管ルールを最初に決めておくと安心です。

紙で保管する場合も、データで保管する場合も、経費ごとにフォルダを分けておくと、実績報告のときにかなり楽になります。

補助金業務では、最後に効いてくるのは派手な文章力よりも、地道な書類整理です。

補助金で取得した設備や財産の処分にも注意が必要です

実績報告が終わり、補助金が入金されると、「これで補助金の手続きはすべて終わった」と感じるかもしれません。

しかし、補助金で設備や機械、システムなどを購入した場合、事業完了後も注意が必要です。

補助金で取得した財産については、一定期間、勝手に処分できない場合があります。

ここでいう「処分」とは、単に捨てることだけではありません。

たとえば、次のような行為も処分にあたる可能性があります。

補助金で取得した財産は、補助金の目的に沿って使用することが前提です。

そのため、一定期間内に処分する場合には、事前承認が必要になったり、補助金の全部または一部の返還が必要になったりすることがあります。

実績報告後も管理ルールが続く場合があります

補助金の手続きは、採択、交付決定、事業実施、実績報告、入金で一段落します。

ただし、補助金で取得した設備や財産については、その後も管理ルールが続く場合があります。

特に、設備投資を伴う補助金では注意が必要です。

たとえば、補助金で購入した機械を数年後に売却したい場合や、別の事業に転用したい場合、自由に処分できるとは限りません。

補助金ごとに、処分制限期間や承認手続きが定められていることがあります。

勝手に売却・廃棄・転用できない場合があります

補助金適正化法施行令では、処分を制限する財産として、不動産、船舶、航空機、機械、重要な器具、その他補助金の目的達成のため必要と認めて定めるものなどが挙げられています。

次のような経費がある場合は、財産処分制限の確認が特に重要です。

設備投資は金額が大きくなりやすく、補助金の効果も大きい反面、後の管理も重要になります。

「補助金で買った設備だから、事業が終わったら自由にしてよい」というわけではありません。

申請前の段階で、導入後にどのように使い続けるのか、処分制限があるかどうかまで確認しておくと安心です。

補助金の返還が必要になるケース

補助金は、ルールに沿って使えば事業の大きな助けになります。

しかし、ルール違反があると、交付決定が取り消されたり、補助金の返還を求められたりすることがあります。

不正やルール違反があると返還リスクがあります

補助金適正化法では、補助金の他用途使用や、交付決定の内容・条件、法令や処分に違反した場合、交付決定の全部または一部を取り消すことができるとされています。

また、すでに補助金が交付されている場合には、期限を定めて返還を命じなければならないとされています。

返還リスクが生じるケースとしては、たとえば次のようなものがあります。

初めて補助金を申請する場合、「悪意がなければ大丈夫」と考えてしまうこともあるかもしれません。

しかし、補助金では、悪意があるかどうかだけでなく、ルールに沿って実施されているか、証拠書類で確認できるかが重要になります。

知らなかった、うっかりしていた、という理由だけでは済まない場合があります。

加算金・延滞金が発生する場合もあります

補助金の返還が必要になった場合、返還するのは補助金本体だけとは限りません。

補助金適正化法では、一定の場合に、補助金の受領日から納付日までの日数に応じて、年10.95％の割合で計算した加算金を納付しなければならないとされています。

また、返還を命じられた補助金を納期限までに納付しなかった場合には、未納付額について年10.95％の割合で計算した延滞金が発生することも定められています。

これは、通常の利息感覚で見るとかなり重い負担です。

そのため、補助金は「採択されれば安心」ではありません。

申請内容どおりに実施し、証拠書類を残し、期限までに報告するところまで含めて管理する必要があります。

もちろん、通常の事業者が、きちんとルールを確認しながら進めていれば、過度に恐れる必要はありません。

ただし、補助金は公的なお金です。

「少しくらいなら」「どうせ分からないだろう」という考え方は禁物です。

補助金は、正しく使えば頼もしい味方になります。
一方で、雑に扱うと、かなり厳しい顔を見せます。

初めて補助金を申請する事業者がやるべき準備

ここまで見てきたように、補助金申請では、採択されることだけでなく、採択後に正しく実施できるかが重要です。

初めて補助金を申請する場合は、次の点を確認しておくとよいでしょう。

申請前チェックリスト

補助金を申請する前に、次の項目を確認してみてください。

特に、資金繰りの確認は重要です。

補助金は、採択された時点ですぐに入金されるとは限りません。

多くの場合、事業者が先に支払いを行い、その後に実績報告を行い、補助金額が確定してから入金されます。

そのため、補助金が入るまでの期間をどう乗り切るかも、事前に考えておく必要があります。

採択後チェックリスト

採択された後は、次の項目を確認しましょう。

補助金では、採択後の管理がとても大切です。

採択された瞬間はうれしいものですが、実務的にはそこからが本番です。

山登りで言えば、採択は登山口に立ったところです。
頂上ではありません。お弁当を食べるには、まだ少し早いです。

専門家に相談した方がよいケース

補助金は、事業者自身で申請することも可能です。

ただし、初めて申請する場合や、金額が大きい場合、設備投資や許認可が関係する場合には、専門家に相談した方がスムーズに進むことがあります。

申請内容が複雑な場合は早めの相談がおすすめです

次のような場合は、早めに相談することをおすすめします。

補助金は、申請書だけを整えればよい制度ではありません。

事業内容、資金計画、スケジュール、証拠書類、許認可、設備導入後の運用まで、全体を見て進めることが大切です。

行政書士・認定支援機関に相談できること

行政書士や認定支援機関には、補助金申請や事業計画の整理について相談できる場合があります。

ここでいう認定支援機関とは、正式には認定経営革新等支援機関といい、中小企業の経営改善や事業計画づくりなどを支援する機関です。

たとえば、次のような支援が考えられます。

• 自社に合う補助金制度の確認
• 事業計画の整理
• 申請書類の作成支援
• 必要書類の整理
• 経費計画の確認
• 採択後の手続きの確認
• 実績報告に向けた書類整理
• 許認可や創業支援との連携
• 一部の補助金で求められる、認定支援機関による事業計画の確認や支援

ただし、補助金によっては、電子申請の操作や最終送信を事業者本人が行う必要がある場合があります。

また、専門家が関与できる範囲は、制度ごとのルールによって異なります。

そのため、専門家に依頼する場合でも、「どこまで支援してもらえるのか」「本人が対応すべき作業は何か」を事前に確認しておくと安心です。

補助金を安心して活用するために

補助金は、中小企業や個人事業主の挑戦を後押ししてくれる有効な制度です。

新しい設備を導入したい。
販路を広げたい。
業務を効率化したい。
新しいサービスを始めたい。
創業期の負担を軽くしたい。

こうした前向きな取り組みにとって、補助金は大きな力になります。

一方で、補助金は公的な資金です。

申請内容、交付決定、事業実施、実績報告、補助金額の確定、取得財産の管理まで、一定のルールに沿って進める必要があります。

初めて補助金を申請する場合は、次の考え方を大切にしてください。

• 採択されることだけを目的にしない
• 採択後に実行できる計画を作る
• 交付決定前に発注・契約・支払いをしない
• 申請内容と違うことを勝手にしない
• 変更がある場合は早めに確認する
• 証拠書類をきちんと残す
• 実績報告まで見据えて準備する
• 補助金で取得した設備の管理にも注意する

補助金は、正しく使えば事業成長の心強い味方になります。

不安な点がある場合は、申請前の段階で専門家に相談し、採択後の流れまで見据えて準備を進めていきましょう。

補助金申請・事業計画のご相談について

つむぎ行政書士事務所・つむぎコンサルティングでは、中小企業・個人事業主の方向けに、補助金申請や事業計画作成のサポートを行っています。

行政書士業務としての申請書類作成支援に加え、認定支援機関・中小企業診断士として、事業計画の整理や資金計画の検討もサポートしています。

次のようなお悩みがある場合は、お気軽にご相談ください。

• 自社に合う補助金を知りたい
• 初めての補助金申請で何から始めればよいか分からない
• 事業計画や経費計画を整理したい
• 採択後の手続きや実績報告まで見据えて準備したい
• 設備投資や新事業に補助金を活用したい
• 補助金と許認可・創業支援をあわせて相談したい

補助金は、申請前の準備でその後の進めやすさが大きく変わります。

初めての補助金申請でも、流れを整理しながら進めれば、必要以上に怖がる必要はありません。

事業の前向きな一歩を、無理のない形で進めていきましょう。